O dia a dia de uma empresa vai muito além da execução de processos e repetição de trabalhos rotineiros e tomada de decisões. O planejamento faz parte ou ao menos, deve fazer parte das organizações que desejam manterem-se competitivas no mercado atual. Gerenciar os recursos, criar novos programas, produtos ou serviços, elaborar processos de melhoria contínua, buscando a excelência em qualidade, atendimento e prazo, são características que irão diferenciar e aprimorar aquilo que a empresa oferta aos seus clientes.
Quando uma empresa resolver inovar e modificar seus serviços, ela precisa realizar um planejamento, e planejar cada etapa desse novo projeto vai muito além de rápidas reuniões ou discussões acerca do que precisa ser feito.
Uma ferramenta poderosa, que está ao alcance de todos dirigentes e gestores de organizações, ao executar e planejar projetos dentro de suas empresas, é a gestão de projetos.
Podemos compreender, segundo Roldão (2004, p. 7) a diferença entre projeto e Gestão de Projetos, conforme segue:
"Projetos é uma organização designada a cumprir um objetivo, criada com esse intuito e dissolvida a após a sua conclusão. Caracteriza-se por: ser temporária; ter início e fim bem definidos; obedecer normalmente a um plano."
O mesmo autor também define a Gestão de Projetos como sendo o
"processo de planejamento, execução e controle de um projeto, desde seu início até a sua conclusão, com vista a consecução de um objetivo final em certo prazo, com certo custo e qualidade, por meio da mobilização de recursos técnicos e humanos." (p. 7)
Kerzner (2006, p. 15) define a gestão de projetos como "o planejamento, a programação e o controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito, para benefício dos participantes do projeto".
Roldão comenta que a gestão de projetos possui um ciclo, onde passará por diversas etapas até a sua consecução, que vão do planejamento, a execução e finalmente ao controle. O resultado dessas etapas será o produto final, onde buscou-se o melhor desempenho esperado
Um projeto será representado por um escopo, onde este mostrará todas as suas etapas, fases e prazos, e também é necessário que o projeto tenha um Gerente ou Gestor, que será responsável por motivar e gerenciar a equipe envolvida, tomando decisões e alinhando cronogramas, custos e prazos.
Dentro da área de recursos humanos, a gestão de projetos pode ser um ferramental surpreendente na elaboração de programas ou ações que sejam necessárias. Nem todas as empresas possuem uma área de gestão de pessoas, pois muitas ainda entendem essa como sendo um custo desnecessário e que não traz lucro às organizações.
Para que uma área de recursos humanos se profissionalize, ela precisa aprender a gerenciar as suas ações de forma a utilizar os conceitos e ferramentas da Gestão de Projetos. Ao elaborar, por exemplo, um programa de captação de novos talentos e trainees a mesma precisa planejar toda a execução dos anúncios, recrutamento, seleção e integração dos jovens, e através de um escopo será possível prever prazos, recursos, orçamentos e responsáveis em cada parte do processo.Apesar de algumas empresas terem um visão distorcida da importância do RH, muitas organizações possuem uma área de recursos humanos, mas essa para que se mantenha, consiga orçamento para suas ações, mostre seus resultados e consiga justificar a sua existência, precisa ser organizada e planejada, agindo sistematicamente e de forma estratégica em todos os subsistemas de gestão de pessoas (Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento, Remuneração e Benefícios, etc.).
Para exemplificar melhor a Gestão de Projetos em relação à área de recursos humanos, será citado a seguir, duas boas práticas dentre as vária existentes e relacionadas a possíveis projetos dentro da área de Gestão de Pessoas em uma empresa.
A definição de escopo do projeto e a estimativa de custos e orçamento de projetos são itens que fazem a diferença que uma área de gestão de pessoas precisa ao elaborar o planejamento de alguns programas do setor.
Podemos compreender melhor o que a definição do escopo abrange através das definições de Vargas (2005, p. 64):
A declaração de Escopo é:
"o documento que formaliza o escopo de todos os trabalhos a serem desenvolvidos no projeto servindo de base para futuras decisões no projeto. É possível que ao longo do projeto, a declaração de escopo seja revisada, ou refinada, para refletir as mudanças acontecidas nele. Normalmente, a Declaração de Escopo contém: título do projeto; nome da pessoa que elaborou o documento; nome do patrocinador; nome do gerente do projeto e suas responsabilidades e autoridades; nome dos integrantes do time do projeto; descrição do projeto; objetivo do projeto; justificativa do projeto; produto do projeto; expectativa do cliente/patrocinador; fatores de sucesso do projeto; restrições; premissas ; exclusões específicas (tudo o que não será abordado pelo projeto); principais atividades e estratégias do projeto; principais entregas do projeto; orçamento básico do projeto; plano de entregas e marcos do projeto; registro de alterações no documento; aprovações."
Essa definição de Vargas nos mostra exatamente os itens necessários de serem compreendidos no escopo, e seguindo a risca essa lista, certamente o planejamento do projeto será completo o que poderá determinar uma chance maior de sucesso nos resultados esperados.
Uma das partes mais críticas e importantes do projeto é a previsão de recursos e preparação do orçamento. Geralmente, de acordo com Maximiano (2007), essa parte, vem após a listagem das atividades, porém em alguns casos, faz-se necessário uma previsão inicial de recursos, antes de iniciar a listagem das atividades. Este autor diz também que existem três etapas que envolvem a questão da definição do custo que são as seguintes: planejamento de recursos, estimativa de custos e elaboração do orçamento.
Alguns projetos que podem ser entendidos como aplicáveis as boas práticas dentro de uma área de RH podem ser: Programa de Inclusão de pessoas com deficiência (podem ser definidas as etapas de elaboração do programa, divulgação, cronograma de sensibilização de colaboradores, ações de revisão de acessibilidade física, estimativa de custos e orçamento, e de pessoal envolvidos em todas essas ações através de elaboração de escopo, cronograma e resultados esperados). Diversas ações podem ser desenvolvidas durante o projeto (reuniões e diversas formas comunicação).
A elaboração de uma festa de integração de final de ano em uma empresa, geralmente também é de responsabilidade da área de Gestão de Pessoas, que pode formar uma comissão para auxiliar no planejamento da festa, mas que de qualquer maneira, precisará de um gerente do projeto para acompanhar a equipe e assim poderão desenhar o escopo de como irão organizar todos os detalhes da festa, pensando também em custos e orçamentos envolvidos durante o desenvolvimento do projeto.
A gestão de projetos é essencial e de grande valia para todas as áreas de uma organização, podendo ser um diferencial no sucesso de projetos e certamente também dos lucros e resultados da empresa. Cabe a cada empresa decidir se prefere desenvolver seus projetos de maneira caseira, ou se prefere atualizar-se e utilizar as modernas práticas de gerenciamento de projetos. Um bom planejamento resulta em organização, trabalho em equipe e uma chance maior no alcance dos resultados esperados.
Bibliografia:
KERZNER, Harold. Gestão de Projetos as Melhores Práticas. Porto Alegre: Bookman, 2006.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Administração de Projetos Como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 2007.
ROLDÃO, Victor Siqueira. Gestão de Projetos uma perspectiva integrada. São Carlos: Edufscar, 2004.
VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de Projetos Estabelecendo diferenciais competitivos. 6ª Ed. Atual. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.
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